Varsling

Er du medlem og har opplevd noe på jobben din? Da skal du ta kontakt med din tillitsvalgte. Du kan også ta kontakt med oss for å veiledning.

Formål
Formålet med rutinen er å ivareta mulighetene for varsling om kritikkverdige forhold i organisasjonen HK Norge, og at både den som varsler og den det varsles mot sikres en grunnleggende trygghet for at saken blir behandlet på en forsvarlig måte.

Til hvem og hvordan skal det varsles?

• via varslingslink på HKs nettsider
• skriftlig – via varslingstjenestens egen e-post – [email protected]
• muntlig – per telefon, digital møtearena (eks Teams) eller ved personlig oppmøte. I slike tilfeller bes du i forkant om å sende epost til [email protected] for å avtale tid for gjennomføring av møtet
  Du kan også varsle anonymt, men dersom det anses nødvendig for sakens videre oppfølging, vil du kunne bli spurt om å oppheve anonymiteten.

Ved muntlig varsling har mottaker ansvar for å registrere/dokumentere varselet skriftlig.

Kontaktinformasjon:

Telefonnummer:
Adresse: Torggata 12, 0181 Oslo (Vi har også regionskontorer)

Hva er varsling?
Varsling er å si fra om kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med lover, regler, etiske retningslinjer eller hva som etter alminnelig oppfatning er forsvarlig/akseptabelt. Lovbrudd og straffbare forhold, herunder begrunnet mistanke om dette, er alltid regnet som kritikkverdige forhold.

Hva det kan varsles om?
Eksempler på kritikkverdige forhold kan være, men er ikke avgrenset til:

• Kjennskap til forhold som medfører fare for liv eller helse.
• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet, herunder også mistanke om bedrageri, tyveri, underslag, dokumentforfalskning, økonomisk utroskap m.m.
• Uforsvarlig samarbeidsklima i organisasjonen, for eksempel forhold som kan ha innvirkning på fysisk og psykisk helse, blant annet trakassering.
• Brudd på personopplysningssikkerheten, for eksempel brudd som fører til utilsiktet eller ulovlig tilintetgjøring, tap, endring, ulovlig spredning av eller tilgang til personopplysninger som er overført, lagret eller på annen måte behandlet. Det kan også være brudd på konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.
• Andre forhold som ikke er omfattet av listen her, men som man tenker kan være kritikkverdige av andre grunner enn de som er nevnt.

Særlig om trakassering
Handel og Kontor i Norge har nulltoleranse overfor all form for trakassering og maktmisbruk. Trakassering, herunder seksuell trakassering, kjennetegnes ofte ved at adferden er uønsket, uoppfordret eller fremsatt/gjennomført på en slik måte at den som blir trakassert har vanskelig for å forsvare seg. Adferden kan være både verbal og ikke-verbal. Ulikhet i maktforhold kan være sentralt i vurderingen. HK legger til grunn den definisjon som til enhver tid er gjeldende i lov og forskrift.
Tillitsvalgte og medlemmer har selv et ansvar for at de ikke begår trakassering. Dersom noen blir kjent med at det forekommer i organisasjonen eller at det begås av noen som omfattes av disse retningslinjene, plikter de å hindre at det fortsetter.
Alle som omfattes av disse retningslinjene plikter å ta all informasjon de mottar om trakassering på alvor og rapportere dette i henhold til organisasjonens retningslinjer for håndtering av saker om trakassering. Gjelder det forhold man mottar informasjon om mulige straffbare forhold, bør den som har vært utsatt for hendelsen oppfordres til å anmelde saken. Dette gjelder også ved mistanke om andre straffbare forhold enn de som gjelder trakassering.
HK skal aktivt forebygge at trakassering forekommer i vår organisasjon, herunder på våre digitale flater, fra våre tillitsvalgte og medlemmer. HKs retningslinjer gjelder i de digitale landskapet, så vel som i fysiske møter. Retningslinjene har som formål å gi forutsigbarhet i håndtering av sakene, sikre likebehandling av saker, sikre vern for trakasserte og varslere, forhindre videre trakassering og sikre ivaretagelse av grunnleggende rettsikkerhet for den som anklages for trakassering.

Varslingsutvalget
Varslingsutvalget opprettes av Forbundsstyret og består av to HK-medlemmer og personalsjef i HK. I tillegg er det oppnevnt to varamedlemmer og et personlig vara for personalsjef.

Ansvar for den som mottar varsel
Varslingsutvalget skal gi tilbakemelding til varsler på at varslingen er mottatt. Det skal også gis tilbakemelding i de tilfeller der det bestemmes at saken ikke tas videre.

Den som mottar et varsel om kritikkverdige forhold har et ansvar for å bidra til at dette ikke får negative konsekvenser for varsler.

Grunnprinsipper for behandling av varsel
Alle henvendelser skal tas alvorlig
Alle henvendelser skal tas tak i uten unødig opphold
Alle varsler skal undersøkes på en forsvarlig måte
Begge parter i en varslingssak skal få anledning til å legge frem sitt syn på saken
Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser
Varsler(e) skal få tilbakemelding på varselet innen rimelig tid
Behandlingen skal være konfidensiell
Saksbehandlingen skal dokumenteres

Varslingens innhold
Varslingen bør inneholde relevant og konkret informasjon, inkludert hvilke personer som er involvert, eventuelle vitner og annen informasjon som muliggjør en forsvarlig saksbehandling av kritikkverdige forhold og mislighold. Sted for handling, tidsrom, dato og ca klokkeslett, og konkret hva man har observert bør være med.

Rutine for håndtering av saker

Vi ønsker å løse saken på lavest mulig nivå.
1.Saken vil bli tatt opp i varslingsutvalget. Oppfølgingen av varselet er avhengig av hvilke forhold varselet gjelder. Utvalgets medlemmer vil vurdere sin habilitet i hver enkelt sak.

2.Varslingsutvalget vil kontakte partene og eventuelt andre etter behov. Dette i forhold til hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot for å få frem fakta i hendelsesforløpet og for å finne løsning på problemet. Varsler vil få informasjon om hvilken oppfølging varselet vil få. Partene i saken skal få uttale seg. Den det er blitt varslet om har rett til å gjøre seg kjent med innholdet i anklagene og grunnlaget for disse, og til å gi sin egen uttalelse i saken. Begge parter er pliktige til å bidra med å opplyse saken.

3.Personalsjef informerer forbundsleder/Arbeidsutvalget om innkomne varsler. Arbeidsutvalget er selv ikke involvert i behandling av sakene.

4.Begge parter vil motta informasjon når saken er ferdig behandlet. Avhengig av utfallet vil varslingsutvalget vurdere om saken skal avsluttes eller oversendes til Arbeidsutvalget for vurdering suspensjon/utelukkelse (se eget avsnitt om “Suspensjon og utelukkelse)

Særlig om saker der det foreligger helt eller delvis arbeidsgiveransvar for en av de involverte parter
I tilfeller der minst en av de berørte parter har et ansettelsesforhold i HK må arbeidsmiljølovens regler ivaretas. Der et organ utenfor hovedkontoret har arbeidsgiveransvar må hovedkontoret påse at behandlingen av saken skjer i samråd med arbeidsgiver. Hovedkontoret må påse at arbeidsgiver settes i stand til å følge sine forpliktelser etter arbeidsmiljøloven.

Anmeldelse
Det går frem av retningslinjer for varsling, at den som varsler må motiveres til å anmelde saken når det foreligger straffbare handlinger. Dersom vedkommende ikke selv ønsker å anmelde forholdet, må varslingsutvalget vurdere hvorvidt forbundet selv skal gå til anmeldelse av forholdet. Denne vurderingen tar utvalget i samråd med forbundets ledelse, med mindre forholdet involverer noen av disse. Hvilken type sak det dreier seg om vil kunne ha stor betydning i denne vurderingen.

Suspensjon og utelukkelse
Suspensjon og utelukkelse av verv og medlemskap skal vurderes av Arbeidsutvalget der det er nødvendig. Rapport fra samtaler og undersøkelser skal da foreligge fra varslingsutvalget til Arbeidsutvalget. Arbeidsutvalget gjør nødvendige vurderinger sett opp mot vedtekter og etiske retningslinjer og fremlegges deretter forbundsstyret til vedtak, eller orientering.